Où stocker vos archives ?

Vous avez des archives et vous n’avez plus de place chez vous ? Vous vous demandez où les ranger ? Existe-t-il des espaces de rangement bon marché, des box de stockage pas chers pour ranger des archives ?

Tout le monde est confronté au stockage des archives. Archives actives (consultation régulière) et inactives (obligation de conservation), pour des raisons juridiques ou historique, le droit positif en Suisse nous y oblige !

Un particulier peut stocker dans sa cave tant qu’il y a de la place. C’est la solution la plus évidente.

Une société peut aussi stocker dans un bureau jusqu’au jour où les cartons encombrent complètement le travail des employés. Visuellement, ce n’est pas agréable de voir tous ces classeurs et cartons s’empiler de manière parfois anarchique.

Mais la conservation des archives est un métier ! La ventilation doit fonctionner pour chasser l’humidité. En hiver, le chauffage doit limiter l’impact du froid. L’inconvénient de nos caves d’immeuble c’est qu’elles sont souvent un peu humides et pas forcément bien surveillées ! La sécurité devient aussi un enjeu.

Flexbox propose des box de rangement de différentes tailles en libre-service accessible tous les jours. La conservation de vos biens est assurée par des systèmes de ventilation, chauffage. L’humidité est surveillée.  Un système d’alarme est posé dans chaque box de stockage. C’est le staff Flexbox ou la patrouille de sécurité qui intervient quand une alarme se déclenche.

Quelle taille de box choisir ?

Combien de classeurs fédéraux pouvez-vous ranger dans un box de rangement de 1m2 ? Un box de stockage mesure 1m de côté soit 1m2 de surface au sol. Les cloisons montent à 2.7m de haut.  

La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez ranger plus de 250 classeurs fédéraux dans un box de 1m2 !!!

Dans un box de 2m2, vous pourrez ranger 500 classeurs ! C’est pourquoi, il existe aussi des box de tailles intermédiaires comme le 1.5m2 ou le 2.5m2, les box s’ajustent à vos besoins.

Pour vérifier le coût d’un box de stockage, aller sur flexbox.ch

Quels cartons utiliser ?

Deux types de cartons à vous suggérer, mais vous pouvez bien sûr prendre les vôtres.

PETIT carton à 2.70 mesurant 50cm de long x 30cm de large x 35cm en hauteur.

GRAND carton à 3.30 mesurant 60cm de long x 30cm de large x 35cm en hauteur.

Quand vous achetez un pack de 15 cartons, vous avez 10% de remise. Le prix de chaque carton descend à 2.40F pour les petits et à moins de 3F pour les grands.

Combien de classeurs fédéraux peuvent rentrer dans chaque type de cartons ?

9 classeurs rentrent dans un PETIT carton.

13 classeurs rentrent dans un GRAND carton.

Vous pouvez évidemment ranger vos archives sans classeur ce qui augmentera le nombre de dossiers rangés dans chaque carton.

Combien de cartons peuvent rentrer dans un box de 1m2 ?

Si vous rangez vos archives dans des classeurs, vous pouvez utiliser des PETITS ou des GRANDS cartons.

Dans un box de 1m2, vous rangerez 28 petits cartons sur 4 piles soient 252 classeurs !

Dans un box de 1m2, vous rangerez 21 grands cartons sur 3 piles soient 273 classeurs !

Et vous conservez toujours un peu de place devant ou sur les côtés du box de stockage pour ranger un escabeau ou un marchepied pliable par exemple.

Comment ranger vos archives dans un espace de stockage ?

Après avoir mis les archives inactives dans le fonds du box, vous pourrez ranger les archives plus utiles tout autour des parois du box en laissant un petit passage pour accéder à tous les cartons. Nous pouvons appeler cela un rangement en U.

Certains clients utilisent des étagères pour améliorer le rangement. Vous trouverez des étagères dans tous les bons magasins de meubles ou de bricolage de Genève. Des petites étagères fonctionnelles sont proposées entre 50F et 80F.

Notre partenaire déménageur propose aussi des très grandes étagères métalliques (2 m en hauteur x 1m en longueur x 60cm en profondeur) pour 200F , achetées, livrées et montées dans votre box.

Dernière astuce pour optimiser le rangement dans le box : trouvez une planche à 4 roues dans un magasin de bricolage pour stocker dessus une pile de cartons. Cette pile de cartons mobile sera sortie et rentrée à chaque fois que vous aurez besoin de pénétrer dans le box. Vous conservez ainsi l’accès à toutes vos archives dans le fonds du box de stockage.

Transport de vos archives

Vous pouvez bien sûr contacter notre partenaire déménageur pour acheminer vos archives dans un box de rangement Flexbox. Il vous proposera l’emballage, la manutention, le transport et le rangement dans votre box.

Consultation de vos archives dans le box de stockage

Votre contrat de stockage vous permet d’avoir l’accès à vos affaires 24h/24 et 7j sur 7. Votre code d’accès vous permet d’accéder à votre box directement. Vous pouvez garer facilement votre véhicule dans l’enceinte du bâtiment, charger ou décharger des nouvelles boîtes d’archives comme bon vous semble. Du matériel de manutention, des chariots de transport sont disponibles en libre-service.  Le contrat de stockage est résiliable à n’importe quel moment avec un petit préavis de 14 jours. Il est possible d’obtenir des remises importantes en cas de paiement à l’avance.

Un box de 1m2 sécurisé se loue à partir de 94.-/mois. Avec le système de remises, le tarif tombe à 80.-/mois. En tarif hors taxe, on arrive à 74.-/mois pour ranger près de 250 classeurs. Votre box devient un endroit sûr et fiable pour vos archives.

Le self stockage est devenu une solution moderne, souple et flexible d’archivage professionnel. Ces mêmes box de stockage servent aussi les nombreuses phases de transition de nos vies de tous les jours : déménagement, départ à l’étranger, désencombrement, perte d’un job, rupture, accroissement de commandes, arrivée d’un nouveau-né, etc….